如何合理安排时间

方法 1

方法 1 的 3:弄清楚自己的时间使用情况

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“}
1
记录你的日常活动。关注下自己每天都会做些什么,然后记下做每件事所花费的时间。当看到实际完成的工作的时候,你可能会大吃一惊——怎么每天会浪费那么多时间。
X
研究来源

就算是平凡的小事也要记得写下来,比如吃早饭、打扫房间和洗澡等等。WH.performance.mark(‘step1_rendered’);

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“}
2
把所有的活动写在一个笔记本里。在弄清楚每天做了什么以及花了多少时间后,把它写进笔记本里。把所有的信息写在一页纸上,你能更好地找到规律,甚至弄明白你的时间都浪费到了哪里。[2]
X
研究来源

所有的条目都要写全、写清楚。不要把几件事揉在一个条目里,不要忽略任何的小事,在记录时间分配情况的时候,一定要写下具体的时间。
给活动分类也能帮到你。试试用蓝色的笔记录家务,红色记工作,黑色记休闲娱乐等等。这样你一眼就能看明白你的时间是如何分配的。

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“}
3
分析你的时间是怎么用的。你每天都有一个小时在浑浑噩噩吗?会花2个小时想吃什么?8个小时都在上网?找找你花时间的规律,然后想一想哪些是有必要的,哪些是在浪费时间。[3]
X
研究来源

你是因为没有自制力而浪费时间吗?你有拖延症吗?你要做的事情太多了吗?在分析时间分配情况的时候,像这样问问自己。 [4]
X
研究来源

你会发现,自己的时间分配非常不合理,比如说,你可能会工作半个小时,花10分钟处理琐事,然后又回来工作半个小时,这就很不明智。工作一个小时之后,再花时间处理小事,你能更集中精力做好事情。
最好用“分段集中法”处理工作。分段集中法就是在没有任何干扰的情况下,给某个任务设定特定的时间,然后专心地投入进去。

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“}
4
做出调整。在你弄清楚时间都到哪里去了后,积极地调整你的日程。弄清楚哪些地方不能或者不应该仅仅因为耗时长短而调整。耗时长的事情不一定就是在浪费时间。 [5]
X
可靠来源

Harvard Business Review

前往来源

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“}
5
如果你每天花3个小时处理和工作有关的邮件,那要减少花在这上面的时间可能不太现实。但如果你在处理工作邮件之余,总会发4到5封私人邮件,那减少发邮件的时间当然还是有可能的。

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“}
6
改变习惯和准则。不管你的时间管理到底出了什么问题,总是有解决办法的。一旦确定了浪费时间的原因,或者以后支配时间的方式,你就要努力改变用时习惯了。[6]
X
可靠来源

Harvard Business Review

前往来源

如果你花了太多时间打扫房间或者做饭,考虑请人帮你做家务,比如请个保姆或者厨师。对于有的人来说,时间比钱更重要。
你可能花了大部分的时间漫无目的地上网。如果你想做一点其他的事情的话,限制自己使用某些网站或者社交软件。

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方法 2

方法 2 的 3:避免干扰

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“}
1
认清生活中的干扰。合理利用时间最大的威胁就是外界持续性的干扰。你需要弄清楚是哪些事或者哪些人老是让你浪费时间。不管让你分心的是你的话痨朋友,还是一些有意思但无益的事,你总是能找到办法避开这些干扰的。[7]
X
研究来源

如果你花了很多时间在没有什么产出的东西上,很可能这就是你生活中需要避开的一个干扰。
在工作环境中,很多同事都可能会成为你的干扰。所以工作时间尽量不要搭话,或者聊天。但是对于一个人的职业发展来说,办公室的人际交往和时间管理能力一样重要,所以不要粗鲁地对待别人。

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“}
2
不要长时间地打电话。如果你发现自己花了大把时间和人打电话,那就改改打电话的习惯。有时面对面沟通比打电话的效率更高,所以不要把太多的时间花在打电话上。 [8]
X
研究来源

打电话有时会说很多多余的话,特别是在一开始和要挂电话的时候。人们也容易在打电话的时候失去重点或者跑题,这一点你可要当心。面对面的对话没有任何的干扰,所以更能迫使你做只和工作有关的事情。

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“}
3
不要过度上网。很多人把网络当作是完成工作的必需品。但是同样有很多人最后会因为花了大把时间浏览无用的新闻、体育头条和各种名人、小动物的图片而愧疚。上网的时候要专注。有一些程序可以帮你屏蔽某些应用和网站,从而减少来自网络的干扰。[9]
X
研究来源

当你需要集中精力做事的时候,不要玩朋友圈、微博和其他任何社交软件。
在百度上搜索各种话题其实也很容易浪费时间。在使用百度前,你可能只是想要快速地查点什么,但事实上你可能要花3个小时才能搞清楚自己想搜索的东西。

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4
使用“请勿打扰”的标签。你一定在酒店房间门把手上看过这样的标签。这个东西也适用于办公室或者工作的场所。你可以在下次住酒店的时候买一个这样的标签,或者自己印一个,然后在需要的时候,把它挂在办公室的门上。它可以把想找你说话的人挡在门外,从而避免影响工作。[10]
X
研究来源

如果你在家办公,一定要给自己准备一个专门办公的地方。不要在家里的活动区域办公,否则电视、手机或者游戏机可能会干扰你工作。 [11]
X
研究来源

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5
留点时间给那些无法避免的干扰。总有一些干扰是无法避免的,可能你的老板想要抽点时间和你聊一聊,可能家里的老人时不时需要你帮点小忙。不管这些干扰是什么,只要你提前计划好,它们就不会占用你完成各种任务和活动的必要时间。 [12]
X
研究来源

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方法 3

方法 3 的 3:高效地运用时间

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“}
1
把要做的事都写下来。不要依靠记忆力来确定所有需要完成的工作。把所有需要完成的事都写在一个地方,时常看看你写的清单,确保你完成了所有的目标。[13]
X
研究来源

不管是多小、多普通的任务,都把它写下来。你的日常任务应该写满各种各样的小事,比如“打电话给小明”、“查看利润率”或者“给老板发邮件”等等。
随身携带一个笔记本,把所有新的任务都写下来。不要觉得自己之后也能把新任务写下来,你很可能会忘记。

专家提示 Alyssa Chang 人生导师 Alyssa Chang是美国旧金山湾区的营养指导师兼教练。她运用广泛的神经科学知识,帮助客户改善大脑神经和身体的连接,帮助客户康复、达成目标和无痛地移动。她拥有美国加州州立大学东湾分校运动机能学、运动、营养和健康专业的理学学士学位,持有Precision Nutrition(精准营养学)和Z-health Performance的资格证,并且通过了美国国家力量与健身委员会的认证。 Alyssa Chang 人生导师 专家建议:一般来说,把要做的事情列下来能让你更高效。把脑袋里装的任务都写在纸上,直观地体现出来,你能更好地规划你的一天。并且,及时划去已经完成了的任务,方便你记录下你的进度。

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“}
2
用日历。在你的小工具里加一个日历或者计划表可以帮你更有效率地规划时间。把所有纳入日程的截止时间、任务或者会议都写下来。每天早上翻一翻日历,弄清楚今天要做的事情。

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3
避免任务冲突。规划日程的时候,不要一次性给自己安排太多的事情。在安排新的任务前,先看看日历,确保任务不会冲突。这样既能很好地规划时间,还能让你时刻掌握自己的日程。

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“}
4
避免干扰。排除所有可能会干扰你的因素,避开其他让你可能无法按时完成日程的东西。学习或者工作的地方不要放置电视或者游戏机,这样你能专注于需要完成的工作,之后也能放心地玩。

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“}
5
给任务排序。合理地安排时间,优先完成最重要或者最紧迫的工作。用一种颜色特别的荧光笔或者贴纸标明这些工作。优先安排这样的工作,给自己足够的完成时间,然后再处理那些没有那么紧迫的工作。 [14]
X
研究来源

准备好时不时调整任务的顺序。很多事情总是迫在眉睫的时候才蹦出来,并且需要你马上处理。你偶尔需要暂停正在做的事,将精力和时间投入到这种迫切的事情上。但要确保这类事情不要发生得太频繁。
如果你总是在调整每天的日程,那就不太不对劲了。虽然适当地调整日程是可以的,但是过于频繁地调整计划可能意味着,你一开始就没有做好安排。

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“}
6
要现实。根据实际情况,给自己足够的时间完成每个任务。如果你感觉某些东西需要半个小时到一个小时才能完成,那么安排一个小时。合理地设置完成任务的时间,避免自己忙得不可开交,或者跟不上日程。[15]
X
研究来源

在预计时间的基础上多给自己一点时间,谨慎一点总是好的。如果任务完成得早,你可以自由选择是否进行下一项任务,最终的工作量也不会受到影响。

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“}
7
安排好日常琐事。记得给自己留好处理日常事务的时间,比如吃饭和洗澡。虽然感觉吃饭洗澡是再正常不过的事,但是一定要在日程表中留下足够的时间,不要跳过这些事情,也不要让自己因为这些事而无法及时完成日程。

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“}
8
利用好提醒的工具。在日常计划表里加入一些可以提醒你的工具,帮你记住重要的任务或者截止日期。偶尔用便利贴,或者手机里的语音、文本提示来提醒自己要做的事情和日程。这些东西有防遗忘的作用。[16]
X
研究来源

不要想着让别人来提醒你。他们可能和你一样健忘。
遇到极其重要的事,多设置几个提醒。单个的便利贴或者手机提示可能还是会被你忽略。

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“}
9
寻求帮助。有必要的时候,让别人帮忙,并把小的任务分配给别人。如果你能放下面子,在忙的时候,让别人帮忙做一点小小的家务或做做饭,那你能更好地把控时间。[17]
X
研究来源

一定要把任务交给有能力完成的人。你要的不仅仅是找个人做事而已,而是要找个人把事情做好。
不要养成把任务都交给别人的坏习惯。这不是在管理时间,反而只会显得你很懒、很没有动力。

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“}
10
衡量你的工作效率。偶尔停下来回顾一下,分析你完成的工作、你的表现,以及花费的时间。记录工作和生活的这些方面可以帮你调整日程和工作模式,并发挥意想不到的效用。

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11
奖励自己。太过努力地工作和学习会把自己弄得精疲力尽,有时即使做最简单的工作也很难集中。所以时不时地庆祝一下已经完成的工作,用真正喜欢的东西来奖励自己。 [18]
X
研究来源

休息的时候要彻底地放松自己。关掉工作用的手机,不要回邮件。放松的时候也在工作的话,你根本不是在奖励自己,也很难避免精疲力尽的情况。
星期一工作到星期五的话,周末就好好休息吧。如果你连续三个月都扑在一个项目上,那做完的时候,给自己放个短假。

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